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Orgavision: Dokumentenlenkung per ISO 9001

Qualitätsmanagement ohne Mühe

QM-Normen, wie die aktuelle ISO 9001 und andere, verlangen von produzierenden Unternehmen, dass sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess leben. Und dass sie diesen nachweisen können. Um QM-Maßnahmen zu dokumentieren, helfen moderne Softwares. Der Clou: Dank der Spezial-IT verringern sich Mails und Dokumentenchaos, während Transparenz und Wissen steigen.


»Es geht darum, den Mitarbeiter mehr an der Qualitätsarbeit zu beteiligen«, sagt Johannes Woithon, Geschäftsführer von Orgavision. Der Anbieter der gleichnamigen Software für Unternehmensdokumentation findet es wichtig, das Personal zu integrieren. Vor allem dann, wenn sich Prozesse verändern. »Wer von oben ein fertiges Konzept aufgedrückt bekommt, tut sich nachweislich schwerer, dieses umzusetzen. Besser akzeptieren Menschen Wandel immer dann, wenn sie selbst daran beteiligt sind«, erläutert der Berliner Software-Experte.

Ist es einmal nicht möglich, alle Mitarbeiter einzubinden, sollten diese wenigstens die Chance bekommen, Neues zu kommentieren. Ein solches Feedback sei nicht nur eine Möglichkeit, Kritiker ins Boot zu holen. Der wache Blick ­eines Angestellten merzt zudem Fehler aus, die junge Ideen oftmals haben. Mit einer Kommentarfunktion können User Feedback geben und nachvollziehen, ob und inwiefern diese den Prozess verändert oder gar verbessert haben.

Denn Woithons Software hält Dokumente nicht nur auf dem neuesten Stand, sondern dokumentiert genauso jede geänderte Zeile mitsamt ihrem Zeitpunkt. Das sei besonders interessant für die Firmen, die eine Informationspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern haben. Bei Sicherheitsfragen an Maschinen etwa oder dem Handling gesundheitsgefährdender Stoffe. »Der Verantwortliche kann den Informationsstand seiner Leute jederzeit nachweisen. Auch rückwirkend«, weiß Woithon. Arbeitgeber nutzen Orgavision beispielsweise dann, wenn Compliance-Themen anstehen. Dann müssen Mitarbeiter meist sehr viel dokumentieren. Damit diese Dokumentationen übersichtlich und transparent bleiben, hilft Woithons Produkt.

Beispiel Warenproduktion: Erkennt etwa ein Mitarbeiter aus einem vorgelagerten Arbeitsschritt einen Fehler, kann er diesen im Dokument anmerken, um so vor Produktionsbeginn ein Ausrufezeichen zu setzen. Wohlgemerkt anmerken und nicht selbst im Ablaufplan ändern. Der zuständige Kollege mit der vollen Schreibeberechtigung kann diesen aufnehmen oder mit dem Autor diskutieren, die – wenn gewünscht – für alle Beteiligten sicht- und nachvollziehbar ist. So können Verbesserungsvorschläge nicht ignoriert oder vergessen werden, wie es bei mündlich vorgetragenen Ideen oder E-Mails oft der Fall ist.

Größere Transparenz

Dass immer mehr ISO-Normen nachgewiesene und plausible Informationsströme verlangen, verwirrt. Dabei ist Dokumentenlenkung an und für sich ganz einfach: Legt man beispielsweise die aktuellste Version der DIN ISO 9001 zu Grunde, gilt ein Dokument dann als gelenkt, wenn seine Historie in allen Teilschritten nachvollziehbar ist. Also dokumentiert die Software alles, was Mitarbeiter darin verändern. Schwierig wird es jedoch, wenn Firmen den kulturellen Wandel ignorieren. Der geht allerdings mit solchen Vorschriften oft einher, sagt Woithon. Zumal aktueller und zukünftiger Wandel der Produktion gut funktionierende digitale Prozesse verlangt. Dazu Mitarbeiter, die am selben Strang ziehen, wie ihre Chefs.

Dass Betriebe sich zu wenig auf die Industrie 4.0 vorbereiten, fand jüngst eine McKinsey-Studie heraus. Demnach fühlen sich nur sechs von zehn Firmen gut vorbereitet für eine Zeit, in der sie ihre Produktivität steigern wollen. Den befragten Betrieben zu Folge, seien Datensicherheit und die Kenntnisse der Mitarbeiter die größten Hemmnisse.

»Das Internet der Dinge ist eine Chance. Eine Möglichkeit, produktiver zu sein und Potenziale auszuschöpfen. Und zusätzlich eine Gelegenheit, um seine Firmenkultur zu überdenken und ein besseres Miteinander zu erschaffen«, sagt Woithon. Zumindest was die Effektivität betrifft, bestätigt McKinsey den Geschäftsführer. Die Analysten ermittelten, dass Betriebe in den nächsten Jahren ihre Produktivität bis zu ein Fünftel steigern wollen.

»Die digitale Welt hält mit hoher Geschwindigkeit Einzug in industrielle Produktionsabläufe. Industrieunternehmen sollten bereits heute entscheiden, welche strategisch wichtigen Kontrollpunkte in der Prozesskette sie beherrschen müssen, um sich gegen potenzielle neue Wettbewerber zu wehren«, erläutert McKinsey-Direktor Detlef Kayser. Der Übergang zur Industrie 4.0 werde schrittweise erfolgen, ist sich Kayser sicher.

Organisationen rechnen beispielsweise damit, dass sie in den kommenden zehn Jahren knapp die Hälfte ihres Maschinenparks austauschen müssen. Die Investitionen in zukunftsfähige Technologien sind aber nach wie vor zurückhaltend. »Viele Unternehmen fangen erst jetzt an, sich konkret mit Industrie 4.0 auseinanderzusetzen: Vorteile neuer Technologien wie 3D-Druck, Big Data und Internet der Dinge werden zu oft als Risiko und nicht als Chance gesehen, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen«, so Kayser weiter.

Neue Ideen entwickeln

Derzeit investieren deutsche Betriebe nur 14 Prozent ihres jährlichen F&E-Budgets in für Industrie 4.0 relevante Themen. Hier klafft eine zweifache Lücke: Zum einen geben US-Unternehmen mehr als doppelt so viel Geld aus. Zum anderen sind die 14 Prozent ein Unterinvestment. Gemessen daran, dass Firmen dank neuer Technologien mit einem gestiegenen Umsatz von 20 Prozent rechnen. Jeder Betrieb müsse für sein jeweiliges Kerngeschäft Ideen entwickeln, um die Effizienz zu steigern und zusätzliche Erlösquellen zu erschließen.

»Digitale Ansätze, um Kommunikation zu vereinfachen und Dokumente zu managen, sind ein wichtiger Baustein für eine zukunftsfähige, digitale Firma«, ergänzt Woithon.

Das rät McKinsey: Firmen sollten ihre Daten besser nutzen, die komplette Wertschöpfungskette und den gesamten Lebenszyklus eines Produkts digital abbilden. Bisher nutzen Entscheider nur rund ein Prozent der in der Produktion anfallenden Daten. Wer seine Informationen besser nutzen möchte, sollte auf Software setzen, die Reparaturen und Inspektion vorhersagt. Hierin stecke ein enormes Potenzial. Wer sich zusehends digitalisiere, könne sogar mit gestiegenen Umsätzen von 30 Prozent rechnen. Insgesamt bietet Industrie 4.0 die Chance, systematisch alle Kostenpositionen auf den Prüfstand zu stellen.

Aber nicht nur Geldflüsse können Geschäftsführer mit immer mehr IT transparenter gestalten. Eine Organisation mit ihren Prozessen ist davon ebenfalls betroffen. »Wer in Zukunft auf dem Markt bestehen will, kann sich der digitalen Welt nicht verschließen. Dazu gehört außerdem, die Teilhabe der Mitarbeiter zu wollen und zu fördern«, beobachtet der IT-Anbieter. Das Modell des Herrschaftswissens einiger weniger sei nicht zukunftsfähig. Manager sollten offen mit Fehlern in ihrem Betrieb umgehen. Zumal diese mit den neuen digitalen Prozessen ohnehin auffliegen. »Der Begriff ›aus Fehlern lernen‹ ist heute aktueller denn je«, konstatiert Johannes Woithon. Pannen nicht nur zu dokumentieren, sondern diese gründlich zu analysieren und damit die eigenen Prozesse zu verbessern, darauf kommt es an.

 

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Keithstr. 2-4
10787 Berlin
Tel.: +49.30.555 74 720
Fax: +49.30.555 74 7299
E-Mail: info@orgavision.com
www.orgavision.com
 

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