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Bewerbungsprozesse um 80 Prozent beschleunigt

Haix hat das Bewerbermanagement digitalisiert

1,3 Millionen Paar Schuhe produzierte Haix im vergangenen Jahr. Funktionsschuhe, die von der Feuerwehr eingesetzt werden, bei der Polizei, im Rettungsdienst, in der Industrie oder im Outdoor-Bereich. Gerade in den vergangenen vier Jahren erlebte das Unternehmen aus Niederbayern einen enormen Wachstumsschub. Der Umsatz steigt von knapp 100 Millionen Euro voraussichtlich auf 150 Millionen Euro im Jahr 2020. Die Mitarbeiterzahl wuchs von knapp 1000 auf 1300 an den beiden Standorten in Mainburg und Kroatien. Damit bekamen auch die beiden Personalerinnen Marina Teibl und Silvia Goldbrunner deutlich mehr Arbeit auf den Tisch: Die Bewerberzahl stieg innerhalb von vier Jahren von 300 auf gegenwärtig 1300 für die gegenwärtig 260 Arbeitsplätze in Mainburg.

„Wir hatten damals kein systematisches Bewerbermanagementsystem“, erzählt Teibl. Die Bewerbungen kamen per Post und per Mail, wurden in Ordner abgelegt und über eine Excelliste wurde der aktuelle Stand abgebildet. „Das war schon unübersichtlich“, sagt die 27-jährige duale BWLerin und Bürokauffrau.

Eine transparentere und effizientere Lösung musste her. Die Personalerinnen entschieden sich für die Software von Coveto. Zum einen weil der mittelhessische IT-Dienstleister den gesamten Prozess von der Ausschreibung bis zum Vertragsabschluss digital abbildet. Zum anderen weil sich das 15-köpfige Team auf mittelständische Betriebe spezialisiert hat. „Die ticken genauso wie wir“, bestätigt Silvia Goldbrunner, die ausschließlich mit dem Bewerbermanagement arbeitet und entsprechend öfter mit den Coveto-Mitarbeitern zu tun hat.

Ordner mit Personalakten gibt es am Arbeitsplatz der beiden inzwischen nicht mehr. Ohnehin kommen rund zwei Drittel der Anfragen über die eigene Homepage, sind also gleich digitalisiert, oder per Mail. Was per Post ins Haus kommt, wird gleich ins System eingepflegt und die Bewerbung geht postwendend an den Absender zurück. Beim Thema Datenschutz fühlen sich die Personalerinnen bei Coveto gut aufgehoben. Sämtliche Daten werden in der Cloud gespeichert und der Server steht in Deutschland – unterliegt also entsprechend sehr viel höheren Sicherheitsnormen als beispielsweise bei amerikanischen Anbietern.

Zwar bietet die Software eine automatische und personalisierte Bestätigung für den Eingang der Bewerbung an. Doch Teibl und Goldbrunner wollen zunächst einen ersten Eindruck bekommen, um dann individuell zu reagieren. Das sollte nach 24 Stunden geschehen – so viel Ehrgeiz haben die beiden, denn sie wollen potentiellen Mitarbeitern einen fixen Service bieten. Dann kann es auch passieren, dass gerade für Stellen im Innendienst gleich ein Gesprächstermin für die kommende Woche angeboten wird. Diese Reaktionsgeschwindigkeit verblüfft die Betroffenen oft und Marina Teibl denkt, dass Haix gegenüber anderen gemächlicheren Unternehmen einen Pluspunkt sammelt: „Durch die Geschwindigkeit vermitteln wir auch Interesse am Bewerber und Wertschätzung“.

„Das können wir natürlich nicht immer leisten“, so die Assistentin der Personalleitung. Die Führungskräfte seien viel unterwegs und wenn sie in die Entscheidung einbezogen sind, dann dauert es bis zum ersten Bewerbungsgespräch etwas länger. Doch durch die hohe Transparenz, die die Bewerbermanagement-Software bietet, verläuft der Prozess insgesamt wesentlich schneller: 80 Prozent schätzen die beiden Personalerinnen. Das liegt auch an der leichten Bedienung der Software. Denn auch die Führungskräfte, die nicht täglich mit dem System arbeiten, finden sich schnell zurecht, nehmen es gut an und lassen sich durch die kurzen Erklär-Videos unterstützen. Tragen sie ihre Bemerkungen ein, ist der Kommentar sofort sichtbar. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Entscheider an dem Einstellungsprozess beteiligt sind.

Mit dem System lassen sich auch unterschiedliche Verfahren, etwa für Produktionshelfer oder Abteilungsleiter abbilden. So führt die Personalabteilung mit Kandidaten für höhere Positionen ein Telefoninterview, um sich einen besseren Eindruck zu verschaffen, ob der potentielle Mitarbeiter passen würde. „Die Software passt sich unseren Bedürfnissen an“, so die Mainburgerin, „und nicht umgekehrt“. Die Umstellung auf Coveto sei nur so schwierig gewesen, wie es immer sei, wenn man alte Gewohnheiten loslasse und sich neue entwickeln müssten. „Die Einführung war super, es gibt kurze Webinare zu speziellen Themen und der Support ist kompetent und freundlich“, urteilt Silvia Goldbrunner, die seit 15 Jahren im Unternehmen arbeitet. Wenn sie Ideen hat, wie man die Abläufe noch verbessern kann, trifft sie auf offene Ohren. „Wir lernen am meisten durch die Wünsche unserer Anwender und können die Software kundenorientiert entwickeln“, sagt Coveto-Geschaftsführerin Pia Tischer.

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