Tipps und Tricks zum Datenschutz im Homeoffice
Regeln, Fragen, Antworten
Arbeiten im Homeoffice ist für viele Unternehmen und deren Mitarbeiter zum Alltag geworden. Während die neuen Arbeitsabläufe scheinbar über Nacht zur neuen Normalität wurden, stellt sich die Frage wie es um den Datenschutz im heimischen Büro steht.
Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten tageweise oder dauerhaft im Homeoffice. Ein wichtiger Punkt wird dabei häufig zu wenig beachtet: der Datenschutz. Doch die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz sind hier ganz klar: Unternehmen müssen gewährleisten, dass dieselben Datenschutzmechanismen und -niveaus, die sonst im Betrieb gelten, auch zuhause eingehalten werden.
Fehlende Kontrollmöglichkeit im Homeoffice
Nur fehlt Arbeitgebern im Homeoffice der Mitarbeiter die Kontrollmöglichkeit. Da sich der Datenschutz hier also in die Eigenverantwortung der Mitarbeiter verschiebt, sollten Arbeitgeber und Führungskräfte ihre Mitarbeiter für einige Punkte sensibilisieren, auch wenn sie ihnen vielleicht selbstverständlich erscheinen.
Tipps für den Homeoffice-Alltag
Folgende Grundsätze sollten dabei absoluter Standard im Umgang mit empfindlichen Daten sein:
- Unterlagen nicht offen liegen lassen: Dokumente mit personenbezogenen Daten, Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen müssen so aufbewahrt werden, dass Familienmitglieder oder Gäste sie nicht einsehen können. USB-Sticks und andere Datenträger sollten verschlüsselt werden.
- Schreddern statt Altpapier: Notizen oder Dokumente mit personenbezogenen Daten oder vertraulichen Informationen dürfen nicht einfach in den Papiermüll wandern, sondern müssen geschreddert werden.
- Internet-Zugang sichern: Ein verschlüsseltes WLAN sollte ohnehin zum Standard gehören. Zusätzlich benötigen Mitarbeitende eine gesicherte Verbindung zu den Servern des Arbeitgebers, meist über eine VPN-Verbindung.
Wer haftet bei Verstößen?
Gehen Daten verloren, werden gelöscht oder offenbart, stehen Arbeitgeber vor der Frage, wer haftet. Es werden zwei Arten von Haftung unterschieden:
- Haftung gegenüber Externen: Laut DSGVO haftet immer die „verantwortliche Stelle“ ‒ also die Stelle, welche über die Zwecke der Datenverarbeitung entscheidet. Vereinfacht gesagt: Geschäftsführung bzw. das Unternehmen haften bei Verstößen gegenüber Externen.
- Haftung innerhalb des Unternehmens: Wie weit der Arbeitgeber die verursachende Person in Regress nehmen kann, hängt davon ab, ob das Verhalten leicht oder grob fahrlässig war, oder ob die Person sogar mit Vorsatz gehandelt hat.
Doch wie können Arbeitgeber nun Datenschutz-Verstöße vorbeugen und sich vor den damit verbundenen Haftungsansprüchen schützen?
Arbeitgebern wird empfohlen, den Zusatz von Richtlinien oder Arbeitsanweisungen zum Arbeitsvertrag zu nehmen. In einer solchen Vereinbarung können verbindliche Eckpunkte festgehalten werden, die Standards für die Arbeit im Homeoffice verbindlich formulieren. So können Mitarbeiter für das Thema Datenschutz sensibilisiert werden und zudem ermöglicht die Vereinbarung es im Ernstfall, Mitarbeiter bei Verstößen zumindest teilweise in Regress zu nehmen.
Vorsicht: Eine Vereinbarung darf nur in Abstimmung mit der oder dem Datenschutzbeauftragten erstellt werden. Gibt es diese Expertise nicht im Unternehmen, sollten sich Unternehmen extern beraten lassen.
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Volker Görzel |
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Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht |
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HMS. Barthelmeß Görzel Rechtsanwälte |
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